Per garantir la transparència, la responsabilitat i la supervisió eficaç en totes les activitats de contractació, Iguality defineix clarament les funcions i responsabilitats de totes les parts implicades. Aquesta assignació estructurada de responsabilitats ajuda a prevenir conflictes d'interessos, garanteix el compliment de les normes legals i ètiques i promou la coherència en la presa de decisions a tota l'organització.
Una rendició de comptes clara en cada etapa de la contractació, des de la selecció del proveïdor fins al pagament, afavoreix tant l'eficiència operativa com el compromís de l'organització amb l'ús ètic i responsable dels recursos.
- Director i president: Responsable d'aprovar totes les compres operatives diàries, garantint que s'alineïn amb les necessitats programàtiques i les assignacions pressupostàries. Revisa la selecció de proveïdors i els mètodes de contractació per garantir el compliment dels estàndards ètics.
- Director de col·laboracions: Dóna suport al director en la identificació, l'avaluació i el manteniment de les relacions amb els proveïdors. Gestiona els contractes i garanteix les renovacions o rescindiments puntuals.
- Tresorer i Consell d'Administració: Realitzar revisions anuals dels processos de contractació, aprovacions i documentació per garantir el compliment d'aquesta política, els requisits dels donants i les normes legals. Aprovar compres més grans o excepcionals segons calgui.
- Servei de comptabilitat externa: Realitza auditories anuals, revisant la documentació de compra, les aprovacions i els registres financers per verificar el compliment i l'exactitud.
- Tot el personal i els voluntaris: Ha de complir amb aquesta política, mantenir la transparència i declarar qualsevol possible conflicte d'interessos quan participi en activitats de contractació.