Iguality supervisa contínuament totes les activitats de contractació per garantir el compliment, l'eficàcia i la transparència.
El director i el gerent de col·laboracions supervisen les operacions de contractació diàries, confirmant que les aprovacions, la documentació i el rendiment dels proveïdors s'alineen amb els estàndards organitzatius. També s'asseguren que les compres compleixin les necessitats programàtiques, segueixin les assignacions pressupostàries i s'adhereixin a les pràctiques ètiques.
El Tresorer i la Junta Directiva realitzen una revisió anual de totes les activitats de contractació, incloent-hi:
- Verificació d'aprovació: Confirmar que totes les compres s'han aprovat d'acord amb els límits i procediments establerts.
- Revisió de la documentació: Assegureu-vos que les factures, els rebuts, els contractes i les justificacions siguin complets, precisos i emmagatzemats correctament.
- Monitorització d'excepcions: Examineu qualsevol compra d'emergència, de baix valor o accelerada per verificar la justificació i el compliment de la política.
- Avaluació de riscos: Identificar discrepàncies, incompliments o riscos potencials en els processos de contractació.
- Accions correctives: Assegurar-se que tots els problemes identificats s'abordin i que s'implementin mesures per evitar que es tornin a produir.
La política de compres es revisa com a mínim anualment, o abans si hi ha canvis significatius en:
- Estructura organitzativa o necessitats operatives,
- Requisits o obligacions contractuals dels donants,
- Marcs legals o reglamentaris que afecten les pràctiques de contractació pública.
Aquest procés de seguiment i revisió garanteix que les compres de Iguality continuïn sent transparents, responsables i alineades amb les millors pràctiques, donant suport a la gestió responsable dels recursos i a la missió de l'organització.