Aquesta secció defineix com Iguality gestiona i reemborsa els pagaments realitzats pels membres de l'equip durant la seva feina per a l'organització.
Àmbit
Aquesta política s'aplica a tots els pagaments realitzats pels membres de l'equip en nom de Iguality, incloent-hi, entre d'altres:
- Costos relacionats amb l'esdeveniment: àpats, viatges, materials o altres petites despeses en què es produeixin durant els esdeveniments organitzats per Iguality.
- Costos relacionats amb el viatge: despeses durant viatges de treball, intercanvis o mobilitat internacional (per exemple, Erasmus+ o visites de col·laboració).
- Costos relacionats amb l'activitat: petites compres per a activitats Iguality, com ara material d'oficina, articles esportius o refrescos.
Cobertura de viatge
Quan es viatja per Iguality, es cobreixen els costos següents, sempre que siguin raonables i estiguin directament relacionats amb el propòsit del viatge.
Viatge:
Les despeses de viatge estan cobertes íntegrament, prioritzant les opcions de transport sostenibles (per exemple, tren o autobús). Els vols només poden estar coberts si no hi ha cap alternativa raonable.
Allotjament:
L'allotjament ha de ser bàsic però còmode, garantint una habitació individual amb almenys un llit individual. L'allotjament seleccionat hauria de tenir un qualificació mitjana mínima de 7,5 en plataformes de reserves de bona reputació.
- Sempre que sigui possible, Iguality s'esforça per reservar allotjament. amb una cuina, permetent que els àpats es preparin in situ. En aquest cas, despeses de supermercat de fins a 20 EUR per dia estan coberts per a l'esmorzar, el dinar i el sopar.
- Si no hi ha cuina disponible, a dieta diària de 35 EUR es proporciona per als àpats. Aquesta assignació es pot ajustar per a destinacions amb un cost de vida més elevat.
Assegurança:
Quan viatges fora de la UE, apropiat assegurança de viatge i salut s'ha d'organitzar i estarà cobert per Iguality. Per a viatges dins de la UE, el Targeta Europea d'Assegurança Sanitària (TSE) es considera suficient.
Viatge a la ubicació:
A la destinació, les opcions de transport més econòmiques i raonables s'hauria d'utilitzar, com ara transport públic o opcions de mobilitat compartida (per exemple, bicicletes compartides, metro o autobusos locals). Tot mètodes de transport utilitzats per a les activitats laborals pertinents estan coberts.
Mètodes de pagament
Targeta de crèdit Iguality:
El Targeta de crèdit Iguality es pot configurar al telèfon d'un membre de l'equip durant el viatge per permetre pagaments directes des del compte de Iguality. Això minimitza la necessitat de reemborsaments i simplifica la comptabilitat.
Comprovant de pagament i documentació:
Per a cada pagament, s'han de presentar dos documents:
- comprovant de pagament (p. ex., des del terminal de pagament o l'aplicació bancària)
- Tiquet o factura mostrant els detalls de les despeses
Tots dos documents s'han de pujar mitjançant aquest formulari aquí.
Reemborsaments per pagaments personals:
Si un membre de l'equip paga amb els seus diners targeta personal o diners en efectiu, s'ha d'utilitzar el mateix formulari de càrrega. El formulari permet al membre de l'equip marcar la despesa per al reemborsament, que es processarà un cop verificats els documents.