Quan es revela un conflicte d'interessos, el consell ha d'avaluar ràpidament la situació per determinar si el conflicte revelat representa un risc real per a la integritat de la presa de decisions, la justícia o els resultats organitzatius. El procés per gestionar els conflictes d'interessos inclou els passos següents:
1. Avaluació del conflicte
- Divulgació: La persona ha de revelar completament la naturalesa del conflicte, proporcionant qualsevol detall rellevant que pugui ajudar la junta a avaluar la situació. Aquesta revelació s'ha de fer per escrit per garantir la transparència i la claredat.
- Revisió inicial: El Consell d'Administració, amb l'orientació del Comitè de Governança o Ètica (si escau), avaluarà l'impacte potencial del conflicte en les activitats, la governança i la presa de decisions de l'organització.
- Anàlisi d'impacte: Si cal, es pot nomenar una tercera part independent per proporcionar una anàlisi objectiva de la situació per determinar els riscos potencials per a les operacions, la credibilitat i la legitimitat de l'organització.
2. Possibles accions
A partir de l'avaluació, es poden considerar les accions següents:
- Recusació de la presa de decisions: Es pot demanar a la persona amb el conflicte que s'aparteixi de les discussions o la presa de decisions relacionades amb el conflicte. Això pot aplicar-se a votacions, decisions polítiques, assignacions de projectes o qualsevol assumpte directament relacionat amb el conflicte.
- Renúncia a la Junta o al càrrec: En els casos en què el conflicte es consideri greu i no es pugui resoldre adequadament mitjançant la recusació o altres mesures, es pot exigir a la persona que dimiteixi del seu càrrec, ja sigui a la Junta Directiva o com a empleada, per eliminar el conflicte.
- Revisió independent i mediació: En casos particularment complexos, el consell pot optar per contractar una tercera part independent, com ara un assessor legal o un mediador, per avaluar la situació i assessorar sobre la línia d'acció més adequada. Aquest pas garanteix la imparcialitat i defensa la integritat del procés.
3. Revisió periòdica del conflicte d'interessos
Per prevenir futurs conflictes i garantir el compliment continu de les normes ètiques, el Consell revisarà i actualitzarà periòdicament la política de conflictes d'interessos, especialment durant les reunions organitzatives anuals o quan es nomenin nous membres del consell o personal.