Iguality manté registres financers complets per garantir la transparència, la responsabilitat i la memòria institucional a llarg termini. Totes les activitats financeres es rastregen i documenten detalladament, amb enllaços clars a categories, emissors, subvencions i informació descriptiva.
- Tresoreria: Tots els ingressos i despeses estan vinculats a una categoria, emissor i, si escau, una subvenció específica. Cada transacció inclou una descripció, una factura o tiquet corresponent i un comprovant de pagament.
- Sol·licituds de subvencions i fons concedits:
- Feu un seguiment de totes les subvencions potencials i presentades, incloent-hi l'estat i els resultats esperats.
- Les subvencions confirmades es controlen detalladament, incloent-hi els fons rebuts, els pressupostos assignats, les despeses reals, les justificacions i els requisits d'informes dels donants.
- Donacions: Les donacions individuals i recurrents de membres es rastregen a Airtable i s'enllacen a Stripe, garantint una transparència total i respectant la confidencialitat dels donants segons el RGPD.
Emmagatzemem tots els registres financers, incloent-hi factures, rebuts, contractes, extractes bancaris, nòmines i documentació de subvencions, durant un mínim de cinc anys d'acord amb la legislació espanyola, catalana i europea.
Algunes notes sobre la retenció de dades:
- Els registres es poden conservar més temps si ho exigeixen els acords amb els donants o les obligacions legals.
- Les dades personals s'anonimitzen o s'eliminen segons el que exigeix el RGPD, tot mantenint prou detalls per a auditories, informes i revisió interna.
Combinant el seguiment i el manteniment de registres, Iguality garanteix que cada transacció estigui documentada, rastrejable i auditable, creant un entorn financer transparent per a la gestió interna, els donants i el públic.