Iguality manté registres complets i precisos de totes les activitats de contractació per garantir la transparència, la rendició de comptes i el compliment dels requisits legals i dels donants. La documentació adequada dóna suport a les auditories, permet la supervisió i proporciona un registre clar de totes les decisions de contractació.
Totes les factures, rebuts i aprovacions de compres s'enregistren a Airtable i s'enllacen amb la transacció de compres corresponent. Els contractes amb proveïdors i els acords de serveis s'emmagatzemen de manera segura a Google Drive, amb accés restringit al personal autoritzat. Les transaccions bancàries es processen a través de BBVA i es concilien automàticament mitjançant Fintable per garantir-ne l'exactitud i la traçabilitat.
Per a compres de mitjana, gran o excepcional importància, s'ha d'adjuntar una justificació per escrit al registre de contractació. Aquesta justificació inclou:
- Selecció de proveïdors: La justificació per triar el proveïdor.
- Comparació d'ofertes: Com es van avaluar les opcions de preus, qualitat i servei.
- Avaluació del valor: Com la compra representa una bona relació qualitat-preu per a Iguality.
Tota la documentació de contractació es conserva durant un mínim de set anys o més si ho requereixen els donants o la normativa legal, garantint la rendició de comptes i el compliment normatiu al llarg del temps.