Iguality manté registres detallats i precisos de totes les activitats de compliment i control de sancions per garantir la responsabilitat, la transparència i el compliment legal. La documentació completa proporciona un rastre auditable per a la supervisió interna, els donants i els reguladors, i dóna suport a la gestió contínua de riscos.
Totes les activitats de cribratge es registren al sistema segur de Iguality, incloent-hi:
- Fonts consultades: Llistes, registres públics i altra informació utilitzada per verificar persones o entitats.
- Resultats de la detecció: Resultats de les comprovacions, incloent-hi l'autorització, possibles coincidències o problemes detectats.
- Investigació i decisions: Documentació dels passos realitzats per avaluar possibles coincidències, la diligència deguda realitzada i les decisions finals relatives a la contractació.
- Accions correctores i seguiment: Qualsevol mesura implementada per mitigar el risc o abordar problemes es registra i es supervisa.
Per motius de compliment anual, el Director i el Gerent de Recaptació de Fons recopilen tots els registres i informen a la Junta Directiva, que revisa la documentació per verificar-ne la integritat, l'exactitud i el compliment de la política. Els registres es conserven de forma segura durant un període d'acord amb els requisits dels donants i les regulacions legals, garantint la responsabilitat i donant suport a la millora contínua de les pràctiques de compliment de les sancions.