Uitzonderingen op de standaard inkoopprocedures zijn alleen toegestaan onder duidelijk omschreven omstandigheden om de operationele continuïteit te waarborgen en tegelijkertijd de verantwoordingsplicht te handhaven.
- Noodaankopen kunnen worden gedaan wanneer dat nodig is om operationele onderbreking of schade aan Iguality-programma's te voorkomen. Deze aankopen moeten worden goedgekeurd door de directeur en volledig worden gedocumenteerd, met inbegrip van de reden voor de urgentie en de stappen die zijn ondernomen om zo goed mogelijk aan het beleid te voldoen.
- Aankopen met een zeer lage waarde, die over het algemeen minder dan €500 bedragen, kunnen vereenvoudigde procedures volgen wanneer formele vergelijking van leveranciers onpraktisch is, op voorwaarde dat de aankoop redelijk blijft en in overeenstemming met de begrotingstoewijzingen.
- Door donoren opgelegde deadlines kunnen een versnelde aanbesteding vereisen als de standaardprocedures niet op tijd kunnen worden afgerond. In deze gevallen moet de rechtvaardiging voor de versnelde procedure worden gedocumenteerd, inclusief de eis van de donor en de acties die zijn ondernomen om transparantie te garanderen.
Alle uitzonderingen worden vastgelegd en beoordeeld tijdens het jaarlijkse inkoopoverzicht van de Raad van Bestuur om verantwoording te kunnen afleggen en eventuele verbeteringen in de inkoopprocessen te kunnen identificeren.