Doel
Het doel van dit beleid is het bieden van een duidelijk, gestructureerd en transparant kader voor alle inkoopactiviteiten bij Iguality.
Inkoopbeslissingen zijn cruciaal om ervoor te zorgen dat de organisatie haar middelen effectief en verantwoord gebruikt en het vertrouwen van begunstigden, donoren en partners behoudt.
Dit beleid is erop gericht om:
- Zorg voor waar voor je geld in alle aankopen.
- onderhouden transparantie en verantwoordingsplicht bij het selecteren van leveranciers en het afsluiten van contracten.
- Verminder risico op fraude, corruptie of belangenverstrengeling.
- Voldoen aan toepasselijke wettelijke, financiële en ethische normen.
- Duidelijke richtlijnen geven aan personeel, vrijwilligers en bestuursleden die betrokken zijn bij inkoopprocessen.
Aanbestedingen in het kader van dit beleid omvatten de aankoop van goederen, diensten en werken die nodig zijn ter ondersteuning van de activiteiten, programma's en evenementen van Iguality.
Domein
Dit beleid is van toepassing op:
- Alle personeel, vrijwilligers, bestuursleden en externe aannemers betrokken bij aankoopbeslissingen.
- Alle soorten aankopen, met inbegrip van, maar niet beperkt tot:
- Goederen: activiteitenmateriaal (pennen, papier, knutselmateriaal), communicatiemateriaal (flyers, banners, T-shirts), softwarelicenties (Airtable, signingsoftware), zaalhuur (therapieruimtes, co-working spaces), eten en drinken voor vrijwilligers en evenementen, reis- en verblijfskosten (internationaal en lokaal).
- Diensten: boekhoudkundige diensten, externe audits, freelance salarissen, consulting, juridische of technische ondersteuningsdiensten.
De polis dekt alle inkoopactiviteiten, ongeacht de financieringsbron, met inbegrip van interne gebudgetteerde aankopen en door donoren gefinancierde activiteiten, tenzij de donor strengere regels oplegt.