Iguality houdt een volledige en nauwkeurige administratie bij van alle inkoopactiviteiten om transparantie, verantwoording en naleving van wettelijke en donoreisen te garanderen. De juiste documentatie ondersteunt audits, maakt toezicht mogelijk en zorgt voor een duidelijke registratie van alle inkoopbeslissingen.
Alle facturen, ontvangstbewijzen en goedkeuringen van aankopen worden vastgelegd in Airtable en gekoppeld aan de bijbehorende inkooptransactie. Leverancierscontracten en serviceovereenkomsten worden veilig opgeslagen in Google Drive, waarbij de toegang is beperkt tot bevoegd personeel. Banktransacties worden verwerkt via BBVA en automatisch aangesloten via Fintable om nauwkeurigheid en traceerbaarheid te garanderen.
Voor middelgrote, grote of uitzonderlijke aankopen moet een schriftelijke rechtvaardiging bij het inkoopdocument worden gevoegd. Deze rechtvaardiging omvat:
- Selectie van leveranciers: De beweegreden voor het kiezen van de leverancier.
- Vergelijking van aanbiedingen: Hoe prijzen, kwaliteit en serviceopties werden geëvalueerd.
- Waardebepaling: Hoe de aankoop waar voor zijn geld biedt voor Iguality.
Alle inkoopdocumentatie wordt minimaal zeven jaar bewaard, of langer als donoren of wettelijke voorschriften dit vereisen, zodat verantwoording en naleving in de loop der tijd gewaarborgd zijn.