Iguality веде повний і точний облік усіх закупівельних операцій, щоб забезпечити прозорість, підзвітність та відповідність законодавчим і донорським вимогам. Належна документація сприяє проведенню аудитів, дозволяє здійснювати нагляд і забезпечує чіткий облік усіх рішень щодо закупівель.
Всі рахунки-фактури, квитанції та дозволи на закупівлю реєструються в Airtable і пов'язуються з відповідною закупівельною операцією. Контракти з постачальниками та угоди про надання послуг надійно зберігаються в Google Диску, доступ до якого обмежений лише для уповноважених співробітників. Банківські транзакції обробляються через BBVA та автоматично звіряються через Fintable для забезпечення точності та простежуваності.
Для середніх, великих або виняткових закупівель до протоколу закупівель має бути додане письмове обґрунтування. Таке обґрунтування включає в себе
- Вибір постачальника: Обґрунтування вибору постачальника.
- Порівняння пропозицій: Як оцінювалися ціни, якість та варіанти обслуговування.
- Оцінка вартості: Як придбання Iguality відображає співвідношення ціни та якості.
Уся закупівельна документація зберігається щонайменше сім років або довше, якщо цього вимагають донори чи законодавчі норми, що забезпечує підзвітність і дотримання вимог з плином часу.