Para garantizar la transparencia, la rendición de cuentas y la supervisión eficaz de todas las actividades de contratación, Iguality define claramente las funciones y responsabilidades de todas las partes implicadas. Esta asignación estructurada de responsabilidades ayuda a prevenir conflictos de intereses, garantiza el cumplimiento de las normas legales y éticas y promueve la coherencia en la toma de decisiones en toda la organización.
Una rendición de cuentas clara en cada fase de la contratación -desde la selección del proveedor hasta el pago- favorece tanto la eficiencia operativa como el compromiso de la organización con el uso ético y responsable de los recursos.
- Director y Presidente: Es responsable de aprobar todas las compras operativas diarias, garantizando que se ajustan a las necesidades programáticas y a las asignaciones presupuestarias. Examina la selección de proveedores y los métodos de adquisición para comprobar el cumplimiento de las normas éticas.
- Director de la Asociación: Apoya al Director en la identificación, evaluación y mantenimiento de las relaciones con los proveedores. Gestiona los contratos y garantiza que se renueven o rescindan a tiempo.
- Tesorero y Consejo de Administración: Realizar revisiones anuales de los procesos de adquisición, las aprobaciones y la documentación para garantizar el cumplimiento de esta política, los requisitos de los donantes y las normas legales. Aprobar compras de mayor envergadura o excepcionales, según sea necesario.
- Servicio de contabilidad externa: Realiza auditorías anuales, revisando la documentación de compra, las aprobaciones y los registros financieros para verificar su conformidad y exactitud.
- Todo el personal y los voluntarios: Deben cumplir esta política, mantener la transparencia y declarar cualquier posible conflicto de intereses cuando participen en actividades de contratación.