Iguality implementeert een gestructureerd en consistent proces om alle individuen en entiteiten te screenen voorafgaand aan de opdracht en om de lopende relaties te monitoren. Dit zorgt ervoor dat we voldoen aan wettelijke eisen, verwachtingen van donateurs en ethische normen.
Eerste screening
Voorafgaand aan elke betrokkenheid worden alle potentiële partners, leveranciers, aannemers, donateurs, financiers, vrijwilligers en medewerkers gescreend met behulp van de bronnen beschreven in Hoofdstuk 5.
Het proces omvat:
- Sancties en wettelijke controle: Controleer de persoon of entiteit aan de hand van internationale en Spaanse sanctielijsten.
- Ethische en reputatiebeoordeling: Bestudeer openbaar beschikbare informatie, waaronder mediaberichten, officiële websites en financiële bekendmakingen, om mogelijke ethische of reputatieproblemen te identificeren.
- Documentatie: Alle bevindingen vastleggen in het beveiligde systeem van Iguality, inclusief aantekeningen, beoordelingen en geraadpleegde referenties.
Lopende monitoring
Iguality houdt voortdurend toezicht op alle actieve relaties om ervoor te zorgen dat eerder gescreende entiteiten compliant blijven.
Dit omvat:
- Periodieke verificatie aan de hand van bijgewerkte sanctielijsten en openbare informatie.
- Jaarlijkse beoordeling van alle actieve engagementen door de raad van bestuur, waarbij de fondsenwervingsmanager en de directeur rapporteren over eventuele statuswijzigingen.
- Identificatie van nieuwe risico's die kunnen ontstaan als gevolg van organisatorische veranderingen, regelgevingsupdates of openbare rapporten.
Opdrachten met een hoog risico
Als een opdracht als hoog risico wordt geclassificeerd, bijvoorbeeld vanwege een mogelijke overeenkomst met sancties, grote financieringsbedragen of een verhoogd risico op reputatieschade, dan worden de volgende stappen ondernomen:
- Escalatie: Breng de directeur en de voorzitter onmiddellijk op de hoogte voor een beoordeling.
- Verbeterde due diligence: Voer aanvullend onderzoek uit, waaronder directe navraag en verificatie bij betrouwbare bronnen.
- Bestuursbeoordeling: Voor zaken met een hoge waarde of gevoelige zaken beoordeelt de raad van bestuur de bevindingen en keurt de opdracht goed of af.
Deze gestructureerde aanpak zorgt ervoor dat Iguality consequent juridische, financiële en reputatierisico's beperkt, transparant blijft en werkt in lijn met zijn missie en ethische principes.