Om te zorgen voor transparantie, verantwoording en effectief toezicht bij alle inkoopactiviteiten, definieert Iguality duidelijk de rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken partijen. Deze gestructureerde toewijzing van verantwoordelijkheden helpt belangenverstrengeling te voorkomen, zorgt voor naleving van wettelijke en ethische normen en bevordert consistentie in de besluitvorming binnen de organisatie.
Duidelijke verantwoording in elke fase van de inkoop (van leveranciersselectie tot betaling) ondersteunt zowel de operationele efficiëntie als het streven van de organisatie naar ethisch en verantwoord gebruik van hulpbronnen.
- Directeur & voorzitter: Verantwoordelijk voor het goedkeuren van alle dagelijkse operationele aankopen en ervoor zorgen dat deze in overeenstemming zijn met de programmatische behoeften en begrotingstoewijzingen. Controleert leveranciersselectie en inkoopmethoden op naleving en ethische normen.
- Partnerschap Manager: Ondersteunt de directeur bij het identificeren, evalueren en onderhouden van relaties met leveranciers. Beheert contracten en zorgt voor tijdige verlengingen of beëindigingen.
- Penningmeester & raad van bestuur: Jaarlijks evalueren van inkoopprocessen, goedkeuringen en documentatie om ervoor te zorgen dat dit beleid, de vereisten van donoren en wettelijke normen worden nageleefd. Waar nodig grotere of uitzonderlijke aankopen goedkeuren.
- Externe boekhouddienst: Voert jaarlijkse audits uit, waarbij aankoopdocumentatie, goedkeuringen en financiële gegevens worden gecontroleerd op naleving en nauwkeurigheid.
- Alle medewerkers en vrijwilligers: Moeten dit beleid naleven, transparantie betrachten en potentiële belangenconflicten aangeven wanneer ze deelnemen aan inkoopactiviteiten.