Iguality houdt uitgebreide financiële gegevens bij om transparantie, verantwoording en langetermijngeheugen van de instelling te waarborgen. Alle financiële activiteiten worden gedetailleerd bijgehouden en gedocumenteerd, met duidelijke koppelingen naar categorieën, emittenten, subsidies en beschrijvende informatie.
- Schatkist: Alle inkomsten en uitgaven zijn gekoppeld aan een categorie, uitgever en, indien van toepassing, een specifieke subsidie. Elke transactie bevat een beschrijving, bijbehorende factuur of ticket en een betalingsbewijs.
- Subsidieaanvragen en toegekende fondsen:
- Houd alle potentiële en ingediende subsidies bij, inclusief de status en verwachte resultaten.
- Bevestigde subsidies worden nauwkeurig gemonitord, waarbij onder meer de ontvangen gelden, toegewezen budgetten, daadwerkelijke uitgaven, rechtvaardigingen en rapportagevereisten voor donoren in kaart worden gebracht.
- Donaties: Eenmalige en terugkerende lidmaatschapsdonaties worden bijgehouden in Airtable en gekoppeld aan Stripe. Zo is volledige transparantie gegarandeerd en wordt de vertrouwelijkheid van de donaties conform de AVG gerespecteerd.
Wij bewaren alle financiële gegevens, waaronder facturen, bonnen, contracten, bankafschriften, salarisadministratie en subsidiedocumentatie, gedurende minimaal vijf jaar in overeenstemming met de Spaanse, Catalaanse en Europese wetgeving.
Enkele opmerkingen over gegevensretentie:
- Gegevens kunnen langer worden bewaard indien dit vereist is op grond van schenkingsovereenkomsten of wettelijke verplichtingen.
- Persoonsgegevens worden geanonimiseerd of verwijderd zoals vereist door de AVG, waarbij voldoende details behouden blijven voor audit-, rapportage- en interne beoordelingsdoeleinden.
Door tracking en administratie te combineren, zorgt Iguality ervoor dat elke transactie gedocumenteerd, traceerbaar en controleerbaar is. Zo ontstaat een transparante financiële omgeving voor intern management, donateurs en het publiek.