Om de integriteit en transparantie van Iguality te waarborgen, zijn alle personen die onder dit beleid vallen verplicht om elke situatie of relatie te melden die een potentieel of feitelijk belangenconflict zou kunnen veroorzaken. Hieronder worden specifieke scenario's beschreven waarin openbaarmaking vereist is:
- Financiële belangen: Personen moeten elk direct of indirect financieel belang in een bedrijf, entiteit of organisatie bekendmaken dat hun beslissingen of handelingen in het kader van hun functie bij Iguality zou kunnen beïnvloeden of lijken te beïnvloeden. Dit omvat het bezit van aandelen, investeringsbelangen of financiële transacties die aanleiding zouden kunnen geven tot een belangenconflict.
- Persoonlijke en familierelaties: Persoonlijke relaties, zoals familiebanden of hechte vriendschappen, die de objectiviteit kunnen beïnvloeden, dienen openbaar te worden gemaakt. Als bijvoorbeeld de echtgeno(o)t(e) of een familielid van een persoon betrokken is bij een project of contract met Iguality, moet dit aan het bestuur worden gemeld om mogelijke belangenconflicten te beoordelen. Dit garandeert dat beslissingen onpartijdig en zonder invloed van persoonlijke banden worden genomen.
- Professionele relaties: Alle huidige of vroegere professionele relaties, waaronder dienstverbanden, consultancy- of contractuele functies bij andere organisaties die mogelijk concurreren met of zaken doen met Iguality, moeten openbaar worden gemaakt. Dit geldt ook voor functies die worden bekleed bij organisaties waarmee Iguality mogelijk samenwerkt, aangezien deze conflicten kunnen opleveren bij de besluitvorming of toewijzing van middelen.
Bekendmakingen moeten zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de raad van bestuur worden gedaan, of zodra een nieuw belangenconflict ontstaat. De raad van bestuur zal de bekendgemaakte informatie beoordelen en de juiste handelwijze bepalen. Personen dienen hun bekendmakingen regelmatig te actualiseren, of wanneer zich een nieuw potentieel belangenconflict voordoet. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op wijzigingen in financiële belangen, familierelaties of professionele verplichtingen die tot een conflict kunnen leiden.
Door zich aan deze openbaarmakingsplicht te houden, dragen personen eraan bij dat eventuele belangenconflicten worden geïdentificeerd en aangepakt voordat ze de integriteit van besluitvormingsprocessen of de werking van de organisatie kunnen beïnvloeden. Alle openbaarmakingen worden vertrouwelijk behandeld en beoordeeld met als doel de organisatie en haar stakeholders te beschermen.