Een gestructureerde inkoopbenadering zorgt voor efficiëntie, kosteneffectiviteit en transparantie en beschermt tegelijkertijd tegen misbruik van middelen. Duidelijk gedefinieerde methoden verminderen subjectieve besluitvorming en bieden richtlijnen voor medewerkers en vrijwilligers.
- Kleine aankopen (<€500): Personeel kan 1-3 informele offertes aanvragen. Moet selectieredenering documenteren in Airtable.
- Middelgrote aankopen (€500-€2.000): Ten minste drie offertes vereist, schriftelijke aanbeveling ter goedkeuring voorgelegd aan de directeur. Raadpleging van de raad aanbevolen voor aankopen die de bovengrens naderen.
- Grote aankopen (>€2.000): Vereist formele aanbesteding of concurrerende inschrijving. Evaluatiecriteria moeten worden gedocumenteerd. Bestuursgoedkeuring vereist.
- Noodaankopen: Alleen voor dringende operationele behoeften. Moet worden goedgekeurd door de directeur en volledig worden gemotiveerd.
Alle methoden garanderen: transparantie, eerlijkheid en waar voor je geld.