In dit gedeelte wordt beschreven hoe Iguality betalingen beheert en vergoedt die teamleden verrichten tijdens hun werkzaamheden voor de organisatie.
Domein
Dit beleid is van toepassing op alle betalingen die teamleden namens Iguality verrichten, waaronder, maar niet beperkt tot:
- Kosten gerelateerd aan het evenement: Maaltijden, reizen, materialen of andere kleine uitgaven die gemaakt worden tijdens evenementen georganiseerd door Iguality.
- Reisgerelateerde kosten: onkosten tijdens werkgerelateerde reizen, uitwisselingen of internationale mobiliteit (bijv. Erasmus+ of partnerbezoeken).
- Activiteitsgerelateerde kosten: kleine aankopen voor Iguality-activiteiten, zoals kantoormaterialen, sportartikelen of versnaperingen.
Reisdekking
Wanneer je reist voor Iguality, worden de volgende kosten vergoed, mits ze redelijk zijn en direct verband houden met het doel van de reis.
Reis:
Reiskosten worden volledig vergoed., prioriteit geven aan duurzame vervoersopties (bijv. trein of bus). Vluchten worden alleen vergoed als er geen redelijk alternatief is.
Accommodatie:
Accommodatie moet zijn eenvoudig maar comfortabel, waardoor een eenpersoonskamer met minimaal één eenpersoonsbed. De gekozen accommodatie moet beschikken over een minimaal gemiddelde beoordeling van 7,5 op gerenommeerde boekingsplatformen.
- Waar mogelijk probeert Iguality accommodatie te boeken. met een keuken, waardoor maaltijden ter plaatse bereid kunnen worden. In dit geval, supermarktkosten tot maximaal 20 euro per dag Ontbijt, lunch en diner zijn inbegrepen.
- Als er geen keuken beschikbaar is, een Dagvergoeding van 35 EUR Er wordt een vergoeding voor maaltijden verstrekt. Deze vergoeding kan worden aangepast voor bestemmingen met hogere levenskosten.
Verzekering:
Tijdens het reizen buiten de EU, gepast reis- en ziektekostenverzekering Dit moet geregeld worden en zal door Iguality worden gedekt. reizen binnen de EUde Europese ziektekostenverzekeringskaart (EHIC) wordt als voldoende beschouwd.
Reizen ter plaatse:
Op de bestemming, de goedkoopste redelijke vervoersopties moet worden gebruikt, zoals openbaar vervoer of gedeelde mobiliteitsopties (bijvoorbeeld deelfietsen, metro of lokale bussen). Alles vervoersmethoden die worden gebruikt voor relevante werkgerelateerde activiteiten zijn gedekt.
Betaalmethoden
Iguality-creditcard:
De Iguality creditcard Kan tijdens de reis op de telefoon van een teamlid worden geconfigureerd om directe betalingen vanuit de rekening van Iguality mogelijk te maken. Dit minimaliseert de noodzaak voor onkostenvergoedingen en vereenvoudigt de boekhouding.
Bewijs van betaling en documentatie:
Voor elke betaling, Twee documenten moeten worden ingediend:
- Bewijs van betaling (bijvoorbeeld via de betaalterminal of bankapp)
- Ticket of factuur de details van de uitgaven weergeven
Beide documenten moeten via dit formulier worden geüpload. hier.
Vergoedingen voor persoonlijke betalingen:
Als een teamlid betaalt vanuit zijn/haar betaalpas of contant, Hetzelfde uploadformulier moet worden gebruikt. Met het formulier kan het teamlid... Markeer de uitgave voor vergoeding., die verwerkt zal worden zodra de documenten geverifieerd zijn.