Iguality houdt gedetailleerde en nauwkeurige gegevens bij van alle activiteiten met betrekking tot sanctienaleving en screening om verantwoording, transparantie en wettelijke naleving te waarborgen. Volledige documentatie biedt een controleerbaar spoor voor intern toezicht, donoren en toezichthouders, en ondersteunt doorlopend risicomanagement.
Alle screeningactiviteiten worden vastgelegd in het beveiligde systeem van Iguality, waaronder:
- Geraadpleegde bronnen: Lijsten, openbare registers en andere informatie die worden gebruikt om personen of entiteiten te verifiëren.
- Screeningresultaten: Resultaten van controles, waaronder goedkeuring, mogelijke overeenkomsten of geconstateerde problemen.
- Onderzoek en beslissingen: Documentatie van de genomen stappen om potentiële matches te beoordelen, het uitgevoerde due diligence-onderzoek en de uiteindelijke beslissingen met betrekking tot de samenwerking.
- Corrigerende maatregelen en vervolgacties: Alle maatregelen die worden genomen om risico's te beperken of problemen aan te pakken, worden geregistreerd en gemonitord.
Voor de jaarlijkse nalevingsdoeleinden stellen de directeur en de fondsenwerver alle documenten samen en rapporteren deze aan de raad van bestuur, die de documentatie beoordeelt op volledigheid, nauwkeurigheid en naleving van het beleid. De documenten worden veilig bewaard gedurende een periode die in overeenstemming is met de eisen van de donoren en de wettelijke voorschriften, waardoor verantwoording wordt gewaarborgd en continue verbetering van de naleving van sanctieregels wordt ondersteund.