Iguality houdt voortdurend toezicht op alle inkoopactiviteiten om naleving, effectiviteit en transparantie te waarborgen.
De directeur en partnerschapsmanager houden toezicht op de dagelijkse inkoopactiviteiten en controleren of goedkeuringen, documentatie en prestaties van leveranciers voldoen aan de normen van de organisatie. Ze zorgen er ook voor dat de aankopen voldoen aan de behoeften van het programma, de begrotingstoewijzingen volgen en voldoen aan ethische praktijken.
De penningmeester en de Raad van Bestuur voeren een jaarlijkse beoordeling uit van alle inkoopactiviteiten, inclusief:
- Goedkeuring controle: Stel vast dat alle aankopen zijn goedgekeurd volgens vastgestelde limieten en procedures.
- Beoordeling van documentatie: Ervoor zorgen dat facturen, ontvangstbewijzen, contracten en motiveringen volledig en nauwkeurig zijn en goed worden bewaard.
- Uitzonderingen bewaken: Onderzoek alle noodaankopen, aankopen met een lage waarde of spoedaankopen om de rechtvaardiging en naleving van het beleid te controleren.
- Risicobeoordeling: Discrepanties, niet-naleving of potentiële risico's in inkoopprocessen identificeren.
- Corrigerende maatregelen: Ervoor zorgen dat alle geïdentificeerde problemen worden aangepakt en maatregelen worden geïmplementeerd om herhaling te voorkomen.
Het inkoopbeleid zelf wordt minstens één keer per jaar herzien, of eerder als er belangrijke veranderingen zijn:
- Organisatiestructuur of operationele behoeften,
- Donorvereisten of contractuele verplichtingen,
- Wettelijke of regelgevende kaders die van invloed zijn op inkooppraktijken.
Dit controle- en beoordelingsproces zorgt ervoor dat de inkoop van Iguality transparant en controleerbaar blijft, in lijn met best practices en ter ondersteuning van verantwoord middelenbeheer en de missie van de organisatie.