Wanneer een belangenconflict wordt gemeld, moet de raad van bestuur de situatie onmiddellijk beoordelen om te bepalen of het gemelde conflict een reëel risico vormt voor de integriteit van de besluitvorming, de eerlijkheid of de organisatieresultaten. De procedure voor het beheersen van belangenconflicten omvat de volgende stappen:
1. Evaluatie van het conflict
- Openbaring: De betrokkene moet de aard van het belangenconflict volledig bekendmaken en alle relevante details verstrekken die de raad kunnen helpen de situatie te beoordelen. Deze bekendmaking moet schriftelijk gebeuren om transparantie en duidelijkheid te garanderen.
- Eerste beoordeling: De Raad van Bestuur zal, onder begeleiding van de Governance- of Ethische Commissie (indien van toepassing), de mogelijke impact van het conflict op de activiteiten, het bestuur en de besluitvorming van de organisatie beoordelen.
- Impactanalyse: Indien nodig kan een onafhankelijke derde partij worden aangesteld om een objectieve analyse van de situatie te maken en de potentiële risico's voor de bedrijfsvoering, geloofwaardigheid en juridische positie van de organisatie te bepalen.
2. Mogelijke acties
Op basis van de evaluatie kunnen de volgende acties worden overwogen:
- Uitsluiting van besluitvorming: De persoon met het conflict kan worden gevraagd zich terug te trekken uit discussies of besluitvorming met betrekking tot het conflict. Dit kan betrekking hebben op stemmingen, beleidsbeslissingen, projecttoewijzingen of andere zaken die direct verband houden met het conflict.
- Ontslag uit het bestuur of dienstverband: In gevallen waarin het conflict als ernstig wordt beschouwd en niet adequaat kan worden opgelost door middel van wraking of andere maatregelen, kan de persoon worden verplicht om ontslag te nemen uit zijn of haar functie, hetzij binnen de Raad van Bestuur, hetzij als werknemer, om het conflict op te lossen.
- Onafhankelijke beoordeling en bemiddeling: In bijzonder complexe gevallen kan de raad ervoor kiezen een onafhankelijke derde partij, zoals een juridisch adviseur of mediator, in te schakelen om de situatie te beoordelen en advies te geven over de meest geschikte handelwijze. Deze stap waarborgt de onpartijdigheid en de integriteit van het proces.
3. Periodieke beoordeling van belangenconflicten
Om toekomstige conflicten te voorkomen en ervoor te zorgen dat de ethische normen blijvend worden nageleefd, zal het bestuur het beleid inzake belangenconflicten periodiek evalueren en bijwerken. Dit gebeurt met name tijdens de jaarlijkse organisatievergaderingen of wanneer nieuwe bestuursleden of medewerkers worden benoemd.