Iguality tient des registres financiers complets afin de garantir la transparence, la responsabilité et la mémoire institutionnelle à long terme. Toutes les activités financières sont suivies et documentées en détail, avec des liens clairs vers les catégories, les émetteurs, les subventions et les informations descriptives.
- Trésorerie : Tous les revenus et dépenses sont liés à une catégorie, à un émetteur et, le cas échéant, à une subvention spécifique. Chaque transaction est accompagnée d'une description, d'une facture ou d'un ticket correspondant et d'une preuve de paiement.
- Demandes de subventions et fonds accordés :
- Suivre toutes les subventions potentielles et soumises, y compris l'état d'avancement et les résultats escomptés.
- Les subventions confirmées font l'objet d'un suivi détaillé, notamment en ce qui concerne les fonds reçus, les budgets alloués, les dépenses réelles, les justifications et les exigences en matière de rapports des donateurs.
- Dons : Les dons de membres uniques et récurrents sont suivis dans Airtable et liés à Stripe, ce qui garantit une transparence totale tout en respectant la confidentialité des donateurs conformément au GDPR.
Nous conservons tous les documents financiers, y compris les factures, les reçus, les contrats, les relevés bancaires, les fiches de paie et les documents relatifs aux subventions, pendant au moins cinq ans, conformément à la législation espagnole, catalane et européenne.
Quelques remarques sur la conservation des données :
- Les dossiers peuvent être conservés plus longtemps si des accords avec les donateurs ou des obligations légales l'exigent.
- Les données personnelles sont anonymisées ou supprimées comme l'exige le GDPR, tout en conservant suffisamment de détails à des fins d'audit, de reporting et d'examen interne.
En combinant le suivi et l'archivage, Iguality garantit que chaque transaction est documentée, traçable et vérifiable, créant ainsi un environnement financier transparent pour la gestion interne, les donateurs et le public.