Iguality supervisa continuamente todas las actividades de contratación para garantizar el cumplimiento, la eficacia y la transparencia.
El Director y el Gestor de Asociaciones supervisan las operaciones diarias de adquisición, confirmando que las aprobaciones, la documentación y el rendimiento de los proveedores se ajustan a las normas de la organización. También se aseguran de que las compras satisfagan las necesidades programáticas, se ajusten a las asignaciones presupuestarias y respeten las prácticas éticas.
El Tesorero y el Consejo de Administración llevan a cabo una revisión anual de todas las actividades de adquisición, incluyendo:
- Verificación de aprobación: Confirmar que todas las compras se aprobaron de acuerdo con los límites y procedimientos establecidos.
- Revisión de la documentación: Garantizar que las facturas, recibos, contratos y justificaciones estén completos, sean precisos y se almacenen adecuadamente.
- Control de excepciones: Examinar cualquier compra urgente, de poco valor o acelerada para verificar su justificación y el cumplimiento de la política.
- Evaluación de riesgos: Identificar discrepancias, incumplimientos o riesgos potenciales en los procesos de contratación.
- Acciones correctivas: Garantizar que se abordan los problemas detectados y se aplican medidas para evitar que se repitan.
La política de contratación se revisa al menos una vez al año, o antes si se producen cambios significativos:
- Estructura organizativa o necesidades operativas,
- Requisitos de los donantes u obligaciones contractuales,
- Marcos jurídicos o reglamentarios que afectan a las prácticas de contratación.
Este proceso de supervisión y revisión garantiza que las adquisiciones de Iguality sigan siendo transparentes, responsables y acordes con las mejores prácticas, apoyando la gestión responsable de los recursos y la misión de la organización.