Iguality mantiene registros detallados y precisos de todas las actividades de control y cumplimiento de sanciones para garantizar la responsabilidad, la transparencia y el cumplimiento legal. La documentación completa proporciona un rastro auditable para la supervisión interna, los donantes y los reguladores, y apoya la gestión continua de riesgos.
Todas las actividades de control se registran en el sistema seguro de Iguality, incluyendo:
- Fuentes consultadas: Listas, registros públicos y otra información utilizada para verificar personas o entidades.
- Resultados del cribado: Resultados de las comprobaciones, incluidas las autorizaciones, las coincidencias potenciales o los problemas señalados.
- Investigación y decisiones: Documentación de los pasos dados para evaluar las posibles coincidencias, la diligencia debida llevada a cabo y las decisiones finales relativas a la contratación.
- Acciones correctivas y seguimiento: Se registran y supervisan todas las medidas aplicadas para mitigar los riesgos o resolver los problemas.
A efectos de cumplimiento anual, el Director y el Gestor de Recaudación de Fondos recopilan todos los registros e informan al Consejo de Administración, que revisa la documentación para comprobar su integridad, exactitud y cumplimiento de la política. Los registros se conservan de forma segura durante un periodo acorde con los requisitos de los donantes y la normativa legal, garantizando la rendición de cuentas y apoyando la mejora continua de las prácticas de cumplimiento de sanciones.