Iguality mantiene registros completos y precisos de todas las actividades de adquisición para garantizar la transparencia, la responsabilidad y el cumplimiento de los requisitos legales y de los donantes. Una documentación adecuada facilita las auditorías, permite la supervisión y proporciona un registro claro de todas las decisiones de adquisición.
Todas las facturas, recibos y aprobaciones de compra se registran en Airtable y se vinculan a la transacción de adquisición correspondiente. Los contratos con proveedores y los acuerdos de servicios se almacenan de forma segura en Google Drive, con acceso restringido al personal autorizado. Las transacciones bancarias se procesan a través de BBVA y se concilian automáticamente a través de Fintable para garantizar la precisión y la trazabilidad.
En el caso de compras medianas, grandes o excepcionales, deberá adjuntarse una justificación por escrito al expediente de contratación. Esta justificación incluye:
- Selección de proveedores: La justificación de la elección del proveedor.
- Comparación de ofertas: Cómo se evaluaron los precios, la calidad y las opciones de servicio.
- Evaluación del valor: La relación calidad-precio de la compra para Iguality.
Toda la documentación sobre adquisiciones se conserva durante un mínimo de siete años o más si así lo exigen los donantes o la normativa legal, lo que garantiza la rendición de cuentas y el cumplimiento de las normas a lo largo del tiempo.