Cuando se revela un conflicto de intereses, el consejo debe evaluar la situación con prontitud para determinar si dicho conflicto representa un riesgo real para la integridad de la toma de decisiones, la equidad o los resultados de la organización. El proceso para gestionar los conflictos de intereses incluye los siguientes pasos:
1. Evaluación del conflicto
- Divulgación: La persona debe revelar completamente la naturaleza del conflicto, proporcionando cualquier detalle relevante que pueda ayudar a la junta a evaluar la situación. Esta divulgación debe hacerse por escrito para garantizar la transparencia y la claridad.
- Revisión inicial: El Consejo de Administración, con la orientación del Comité de Gobernanza o de Ética (si corresponde), evaluará el impacto potencial del conflicto en las actividades, la gobernanza y la toma de decisiones de la organización.
- Análisis de impacto: De ser necesario, se podrá designar a un tercero independiente para que realice un análisis objetivo de la situación a fin de determinar los riesgos potenciales para las operaciones, la credibilidad y la posición legal de la organización.
2. Posibles acciones
Con base en la evaluación, se podrán considerar las siguientes acciones:
- Recusación de la toma de decisiones: Se le puede pedir a la persona en conflicto que se retire de las discusiones o la toma de decisiones relacionadas con el conflicto. Esto puede aplicarse a votaciones, decisiones políticas, asignación de proyectos o cualquier asunto directamente relacionado con el conflicto.
- Renuncia a la Junta Directiva o al Empleo: En los casos en que el conflicto se considere grave y no pueda resolverse adecuadamente mediante la recusación u otras medidas, se le puede exigir al individuo que renuncie a su cargo, ya sea en la Junta Directiva o como empleado, para eliminar el conflicto.
- Revisión independiente y mediación: En casos particularmente complejos, la junta puede optar por recurrir a un tercero independiente, como un asesor legal o un mediador, para evaluar la situación y recomendar la mejor manera de proceder. Esta medida garantiza la imparcialidad y preserva la integridad del proceso.
3. Revisión periódica de conflictos de intereses
Para evitar conflictos futuros y garantizar la adhesión constante a los estándares éticos, el Directorio revisará y actualizará periódicamente la política de conflicto de intereses, en particular durante las reuniones organizativas anuales o cuando se designen nuevos miembros del Directorio o personal.