Το Iguality παρακολουθεί συνεχώς όλες τις δραστηριότητες σύναψης συμβάσεων για να διασφαλίζει τη συμμόρφωση, την αποτελεσματικότητα και τη διαφάνεια.
Ο Διευθυντής και ο Διευθυντής Συνεργασίας επιβλέπουν τις καθημερινές εργασίες προμηθειών, επιβεβαιώνοντας ότι οι εγκρίσεις, η τεκμηρίωση και η απόδοση των προμηθευτών ευθυγραμμίζονται με τα οργανωτικά πρότυπα. Διασφαλίζουν επίσης ότι οι αγορές ανταποκρίνονται στις ανάγκες του προγράμματος, ακολουθούν τις κατανομές του προϋπολογισμού και τηρούν τις δεοντολογικές πρακτικές.
Ο Ταμίας και το Διοικητικό Συμβούλιο διενεργούν ετήσια επανεξέταση όλων των δραστηριοτήτων προμηθειών, συμπεριλαμβανομένων:
- Επαλήθευση έγκρισης: Επιβεβαιώστε ότι όλες οι αγορές εγκρίθηκαν σύμφωνα με τα καθορισμένα όρια και τις διαδικασίες.
- Επισκόπηση τεκμηρίωσης: Διασφαλίστε ότι τα τιμολόγια, οι αποδείξεις, οι συμβάσεις και τα δικαιολογητικά είναι πλήρη, ακριβή και κατάλληλα αποθηκευμένα.
- Παρακολούθηση εξαιρέσεων: Εξετάστε κάθε επείγουσα, χαμηλής αξίας ή ταχεία αγορά για να ελέγξετε την αιτιολόγηση και την τήρηση της πολιτικής.
- Αξιολόγηση κινδύνου: Εντοπισμός ασυμφωνιών, μη συμμόρφωσης ή δυνητικών κινδύνων στις διαδικασίες σύναψης συμβάσεων.
- Διορθωτικές ενέργειες: Διασφαλίστε ότι όλα τα εντοπισμένα ζητήματα αντιμετωπίζονται και ότι εφαρμόζονται μέτρα για την αποφυγή επανάληψης.
Η ίδια η πολιτική προμηθειών επανεξετάζεται τουλάχιστον ετησίως, ή νωρίτερα εάν υπάρχουν σημαντικές αλλαγές:
- Οργανωτική δομή ή επιχειρησιακές ανάγκες,
- Απαιτήσεις δωρητών ή συμβατικές υποχρεώσεις,
- Νομικά ή κανονιστικά πλαίσια που επηρεάζουν τις πρακτικές σύναψης συμβάσεων.
Αυτή η διαδικασία παρακολούθησης και αναθεώρησης διασφαλίζει ότι οι προμήθειες του Iguality παραμένουν διαφανείς, υπεύθυνες και ευθυγραμμισμένες με τις βέλτιστες πρακτικές, υποστηρίζοντας την υπεύθυνη διαχείριση των πόρων και την αποστολή του οργανισμού.