Αυτή η ενότητα καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο το Iguality διαχειρίζεται και επιστρέφει τις πληρωμές που πραγματοποιούνται από τα μέλη της ομάδας κατά τη διάρκεια της εργασίας τους για τον οργανισμό.
Εκταση
Αυτή η πολιτική ισχύει για όλες τις πληρωμές που πραγματοποιούνται από μέλη της ομάδας εκ μέρους της Iguality, συμπεριλαμβανομένων ενδεικτικά:
- Κόστος που σχετίζεται με την εκδήλωση: γεύματα, ταξίδια, υλικά ή άλλα μικρά έξοδα που πραγματοποιούνται κατά τη διάρκεια εκδηλώσεων που διοργανώνονται από το Iguality.
- Κόστος που σχετίζεται με το ταξίδι: έξοδα κατά τη διάρκεια επαγγελματικών ταξιδιών, ανταλλαγών ή διεθνούς κινητικότητας (π.χ. Erasmus+ ή επισκέψεις σε συνεργαζόμενες ομάδες).
- Κόστος που σχετίζεται με τη δραστηριότητα: μικρές αγορές για δραστηριότητες Iguality, όπως είδη γραφείου, αθλητικά είδη ή αναψυκτικά.
Κάλυψη ταξιδιού
Όταν ταξιδεύετε για Iguality, καλύπτονται τα ακόλουθα έξοδα, εφόσον είναι εύλογα και σχετίζονται άμεσα με τον σκοπό του ταξιδιού.
Ταξίδι:
Τα έξοδα ταξιδιού καλύπτονται πλήρως, ιεράρχηση βιώσιμων επιλογών μεταφορών (π.χ. τρένο ή λεωφορείο). Οι πτήσεις μπορούν να καλυφθούν μόνο εάν δεν υπάρχει εύλογη εναλλακτική λύση.
Κατάλυμα:
Η διαμονή πρέπει να είναι βασικό αλλά άνετο, εξασφαλίζοντας ένα μονόκλινο δωμάτιο με τουλάχιστον ένα μονό κρεβάτι. Το επιλεγμένο κατάλυμα θα πρέπει να διαθέτει ελάχιστη μέση βαθμολογία 7,5 σε αξιόπιστες πλατφόρμες κρατήσεων.
- Όποτε είναι δυνατόν, το Iguality στοχεύει να κάνει κράτηση καταλύματος με κουζίνα, επιτρέποντας την προετοιμασία γευμάτων επί τόπου. Σε αυτήν την περίπτωση, έξοδα σούπερ μάρκετ έως και 20 ευρώ ανά ημέρα καλύπτονται για πρωινό, μεσημεριανό και βραδινό.
- Εάν δεν υπάρχει διαθέσιμη κουζίνα, ημερήσια αποζημίωση 35 ευρώ παρέχεται για γεύματα. Αυτό το επίδομα μπορεί να προσαρμοστεί για προορισμούς με υψηλότερο κόστος ζωής.
Ασφάλιση:
Όταν ταξιδεύετε εκτός ΕΕ, κατάλληλο ταξιδιωτική και υγειονομική ασφάλιση πρέπει να διευθετηθεί και θα καλυφθεί από το Iguality. Για ταξίδια εντός της ΕΕ, το Ευρωπαϊκή Κάρτα Ασφάλισης Υγείας (ΕΚΑΑ) θεωρείται επαρκής.
Ταξίδι στην τοποθεσία:
Στον προορισμό, οι πιο οικονομικές και λογικές επιλογές μεταφοράς θα πρέπει να χρησιμοποιείται, όπως π.χ. επιλογές δημόσιας συγκοινωνίας ή κοινής κινητικότητας (π.χ. κοινόχρηστο ποδήλατο, μετρό ή τοπικά λεωφορεία). Όλα μέθοδοι μεταφοράς που χρησιμοποιούνται για σχετικές δραστηριότητες που σχετίζονται με την εργασία καλύπτονται.
Μέθοδοι πληρωμής
Πιστωτική κάρτα Iguality:
Το Πιστωτική κάρτα Iguality μπορεί να ρυθμιστεί στο τηλέφωνο ενός μέλους της ομάδας κατά τη διάρκεια του ταξιδιού για να επιτρέπει άμεσες πληρωμές από τον λογαριασμό του Iguality. Αυτό ελαχιστοποιεί την ανάγκη για επιστροφές χρημάτων και απλοποιεί τη λογιστική.
Απόδειξη Πληρωμής και Δικαιολογητικά:
Για κάθε πληρωμή, πρέπει να υποβληθούν δύο έγγραφα:
- Απόδειξη πληρωμής (π.χ. από το τερματικό πληρωμών ή την εφαρμογή τράπεζας)
- Απόδειξη ή τιμολόγιο εμφανίζοντας τις λεπτομέρειες των εξόδων
Και τα δύο έγγραφα πρέπει να μεταφορτωθούν χρησιμοποιώντας αυτήν τη φόρμα εδώ.
Επιστροφές χρημάτων για προσωπικές πληρωμές:
Εάν ένα μέλος της ομάδας πληρώσει από το δικό του προσωπική κάρτα ή μετρητά, πρέπει να χρησιμοποιηθεί η ίδια φόρμα μεταφόρτωσης. Η φόρμα επιτρέπει στο μέλος της ομάδας να σημειώστε το κόστος για την αποζημίωση, η οποία θα διεκπεραιωθεί μόλις επαληθευτούν τα έγγραφα.