Το Iguality διατηρεί λεπτομερή και ακριβή αρχεία όλων των δραστηριοτήτων συμμόρφωσης με τις κυρώσεις και ελέγχου, ώστε να διασφαλίζεται η λογοδοσία, η διαφάνεια και η νομική συμμόρφωση. Η πλήρης τεκμηρίωση παρέχει μια ελέγξιμη διαδρομή για την εσωτερική εποπτεία, τους δωρητές και τις ρυθμιστικές αρχές και υποστηρίζει τη συνεχή διαχείριση κινδύνου.
Όλες οι δραστηριότητες ελέγχου καταγράφονται στο ασφαλές σύστημα του Iguality, συμπεριλαμβανομένων:
- Πηγές που χρησιμοποιήθηκαν: Κατάλογοι, δημόσια αρχεία και άλλες πληροφορίες που χρησιμοποιούνται για την επαλήθευση προσώπων ή οντοτήτων.
- Αποτελέσματα διαλογής: Αποτελέσματα των ελέγχων, συμπεριλαμβανομένης της εκκαθάρισης, των πιθανών ταυτοτήτων ή των προβληματισμών που έχουν επισημανθεί.
- Έρευνα και αποφάσεις: Τεκμηρίωση των βημάτων που λήφθηκαν για την αξιολόγηση πιθανών αντιστοιχιών, της δέουσας επιμέλειας που διενεργήθηκε και των τελικών αποφάσεων σχετικά με τη δέσμευση.
- Διορθωτικές ενέργειες και παρακολούθηση: Κάθε μέτρο που εφαρμόζεται για τον μετριασμό των κινδύνων ή την αντιμετώπιση των ανησυχιών καταγράφεται και παρακολουθείται.
Για τους σκοπούς της ετήσιας συμμόρφωσης, ο διευθυντής και ο υπεύθυνος συγκέντρωσης πόρων συγκεντρώνουν όλα τα αρχεία και υποβάλλουν έκθεση στο διοικητικό συμβούλιο, το οποίο ελέγχει την τεκμηρίωση ως προς την πληρότητα, την ακρίβεια και την τήρηση της πολιτικής. Τα αρχεία διατηρούνται με ασφάλεια για χρονικό διάστημα που συνάδει με τις απαιτήσεις των δωρητών και τους νομικούς κανονισμούς, διασφαλίζοντας τη λογοδοσία και υποστηρίζοντας τη συνεχή βελτίωση των πρακτικών συμμόρφωσης με τις κυρώσεις.