Το Iguality διατηρεί πλήρη και ακριβή αρχεία για όλες τις δραστηριότητες προμηθειών, ώστε να διασφαλίζεται η διαφάνεια, η λογοδοσία και η συμμόρφωση με τις νομικές απαιτήσεις και τις απαιτήσεις των χορηγών. Η ορθή τεκμηρίωση υποστηρίζει τους ελέγχους, επιτρέπει την εποπτεία και παρέχει ένα σαφές αρχείο όλων των αποφάσεων για τις προμήθειες.
Όλα τα τιμολόγια, οι αποδείξεις και οι εγκρίσεις αγορών καταγράφονται στο Airtable και συνδέονται με την αντίστοιχη συναλλαγή προμηθειών. Οι συμβάσεις προμηθευτών και οι συμφωνίες παροχής υπηρεσιών αποθηκεύονται με ασφάλεια στο Google Drive, με πρόσβαση που περιορίζεται στο εξουσιοδοτημένο προσωπικό. Οι τραπεζικές συναλλαγές διεκπεραιώνονται μέσω της BBVA και συμφωνούνται αυτόματα μέσω του Fintable για να διασφαλίζεται η ακρίβεια και η ιχνηλασιμότητα.
Για μεσαίες, μεγάλες ή έκτακτες αγορές, πρέπει να επισυνάπτεται γραπτή αιτιολόγηση στο αρχείο προμηθειών. Η αιτιολόγηση αυτή περιλαμβάνει:
- Επιλογή προμηθευτή: Το σκεπτικό για την επιλογή του προμηθευτή.
- Σύγκριση προσφορών: Πώς αξιολογήθηκαν η τιμολόγηση, η ποιότητα και οι επιλογές υπηρεσιών.
- Αξιολόγηση της αξίας: Πώς η αγορά αντιπροσωπεύει αξία για τα χρήματα του Iguality.
Όλα τα έγγραφα των προμηθειών διατηρούνται για τουλάχιστον επτά έτη ή και περισσότερο, εάν απαιτείται από τους δωρητές ή τους νομικούς κανονισμούς, διασφαλίζοντας τη λογοδοσία και τη συμμόρφωση με την πάροδο του χρόνου.