Για να διασφαλιστεί η διαφάνεια, η λογοδοσία και η αποτελεσματική εποπτεία σε όλες τις δραστηριότητες σύναψης συμβάσεων, το Iguality ορίζει σαφώς τους ρόλους και τις αρμοδιότητες όλων των εμπλεκόμενων μερών. Αυτή η δομημένη κατανομή αρμοδιοτήτων συμβάλλει στην αποφυγή συγκρούσεων συμφερόντων, διασφαλίζει τη συμμόρφωση με τα νομικά και ηθικά πρότυπα και προάγει τη συνέπεια στη λήψη αποφάσεων σε ολόκληρο τον οργανισμό.
Η σαφής λογοδοσία σε κάθε στάδιο των προμηθειών -από την επιλογή του προμηθευτή έως την πληρωμή- υποστηρίζει τόσο την επιχειρησιακή αποτελεσματικότητα όσο και τη δέσμευση του οργανισμού για ηθική και υπεύθυνη χρήση των πόρων.
- Διευθυντής & Πρόεδρος: Υπεύθυνος για την έγκριση όλων των καθημερινών λειτουργικών αγορών, διασφαλίζοντας ότι ευθυγραμμίζονται με τις ανάγκες του προγράμματος και τις πιστώσεις του προϋπολογισμού. Ελέγχει την επιλογή προμηθευτών και τις μεθόδους προμηθειών για συμμόρφωση και ηθικά πρότυπα.
- Διαχειριστής εταιρικής σχέσης: Υποστηρίζει τον διευθυντή στον εντοπισμό, την αξιολόγηση και τη διατήρηση των σχέσεων με τους προμηθευτές. Διαχειρίζεται τις συμβάσεις και διασφαλίζει την έγκαιρη ανανέωση ή λήξη τους.
- Ταμίας & Διοικητικό Συμβούλιο: Διεξάγει ετήσιες αναθεωρήσεις των διαδικασιών, εγκρίσεων και τεκμηρίωσης των προμηθειών για να διασφαλίσει τη συμμόρφωση με την παρούσα πολιτική, τις απαιτήσεις των δωρητών και τα νομικά πρότυπα. Εγκρίνει μεγαλύτερες ή έκτακτες αγορές, όπως απαιτείται.
- Εξωτερική λογιστική υπηρεσία: Διεξάγει ετήσιους ελέγχους, εξετάζοντας τα έγγραφα αγορών, τις εγκρίσεις και τα οικονομικά αρχεία για την επαλήθευση της συμμόρφωσης και της ακρίβειας.
- Όλο το προσωπικό και οι εθελοντές: Πρέπει να συμμορφώνεται με την παρούσα πολιτική, να τηρεί διαφάνεια και να δηλώνει κάθε πιθανή σύγκρουση συμφερόντων όταν συμμετέχει σε δραστηριότητες σύναψης συμβάσεων.