Μια δομημένη προσέγγιση σύναψης συμβάσεων εξασφαλίζει αποτελεσματικότητα, αποδοτικότητα και διαφάνεια, ενώ παράλληλα διασφαλίζει την προστασία από την κατάχρηση των πόρων. Οι σαφώς καθορισμένες μέθοδοι μειώνουν την υποκειμενική λήψη αποφάσεων και παρέχουν καθοδήγηση στο προσωπικό και τους εθελοντές.
- Μικρές αγορές (<€500): Το προσωπικό μπορεί να λάβει 1-3 ανεπίσημες προσφορές. Πρέπει να τεκμηριώνει το σκεπτικό επιλογής στο Airtable.
- Μεσαίες αγορές (500-2.000 ευρώ): Απαιτεί τουλάχιστον τρεις προσφορές, γραπτή σύσταση που υποβάλλεται στον Διευθυντή προς έγκριση. Συνιστάται διαβούλευση με το διοικητικό συμβούλιο για αγορές που πλησιάζουν το ανώτατο όριο.
- Μεγάλες αγορές (>2.000€): Απαιτεί επίσημο διαγωνισμό ή ανταγωνιστική προσφορά. Τα κριτήρια αξιολόγησης πρέπει να τεκμηριώνονται. Απαιτείται έγκριση του διοικητικού συμβουλίου.
- Αγορές έκτακτης ανάγκης: Μόνο για επείγουσες επιχειρησιακές ανάγκες. Πρέπει να εγκριθεί από τον διευθυντή, με πλήρη τεκμηρίωση της αιτιολόγησης.
Όλες οι μέθοδοι εξασφαλίζουν: διαφάνεια, δικαιοσύνη και αξία για τα χρήματα.