Διαχείριση Συγκρούσεων Συμφερόντων

Όταν αποκαλύπτεται σύγκρουση συμφερόντων, το διοικητικό συμβούλιο πρέπει να αξιολογήσει άμεσα την κατάσταση για να διαπιστώσει εάν η αποκαλυφθείσα σύγκρουση συμφερόντων θέτει σε πραγματικό κίνδυνο την ακεραιότητα της λήψης αποφάσεων, τη δικαιοσύνη ή τα οργανωτικά αποτελέσματα. Η διαδικασία διαχείρισης των συγκρούσεων συμφερόντων περιλαμβάνει τα ακόλουθα βήματα:

1. Αξιολόγηση της Σύγκρουσης

• Αποκάλυψη: Το άτομο πρέπει να αποκαλύψει πλήρως τη φύση της σύγκρουσης, παρέχοντας τυχόν σχετικές λεπτομέρειες που θα μπορούσαν να βοηθήσουν το διοικητικό συμβούλιο να αξιολογήσει την κατάσταση. Η αποκάλυψη αυτή πρέπει να γίνει γραπτώς για να διασφαλιστεί η διαφάνεια και η σαφήνεια.
• Αρχική αξιολόγηση: Το Διοικητικό Συμβούλιο, με την καθοδήγηση της Επιτροπής Διακυβέρνησης ή Δεοντολογίας (εάν εφαρμόζεται), θα αξιολογήσει τον πιθανό αντίκτυπο της σύγκρουσης στις δραστηριότητες, τη διακυβέρνηση και τη λήψη αποφάσεων του οργανισμού.
• Ανάλυση επιπτώσεων: Εάν είναι απαραίτητο, μπορεί να διοριστεί ανεξάρτητο τρίτο μέρος για να παρέχει αντικειμενική ανάλυση της κατάστασης, ώστε να προσδιοριστούν οι πιθανοί κίνδυνοι για τις λειτουργίες, την αξιοπιστία και τη νομική υπόσταση του οργανισμού.

2. Πιθανές Ενέργειες

Με βάση την αξιολόγηση, μπορούν να εξεταστούν οι ακόλουθες ενέργειες:

• Αποκλεισμός από τη Λήψη Αποφάσεων: Το άτομο που αντιμετωπίζει τη σύγκρουση μπορεί να κληθεί να αποσυρθεί από τις συζητήσεις ή τη λήψη αποφάσεων που σχετίζονται με τη σύγκρουση. Αυτό μπορεί να ισχύει για την ψηφοφορία, τις αποφάσεις πολιτικής, την κατανομή έργων ή οποιοδήποτε θέμα σχετίζεται άμεσα με τη σύγκρουση.
• Παραίτηση από το Διοικητικό Συμβούλιο ή την Απασχόληση: Σε περιπτώσεις όπου η σύγκρουση κρίνεται σοβαρή και δεν μπορεί να επιλυθεί επαρκώς μέσω αποκλεισμού ή άλλων μέτρων, το άτομο μπορεί να υποχρεωθεί να παραιτηθεί από τη θέση του, είτε στο Διοικητικό Συμβούλιο είτε ως υπάλληλος, για την εξάλειψη της σύγκρουσης.
• Ανεξάρτητη Επανεξέταση και Διαμεσολάβηση: Σε ιδιαίτερα περίπλοκες περιπτώσεις, το διοικητικό συμβούλιο μπορεί να επιλέξει να προσλάβει ένα ανεξάρτητο τρίτο μέρος, όπως έναν νομικό σύμβουλο ή έναν διαμεσολαβητή, για να αξιολογήσει την κατάσταση και να συμβουλεύσει για την καταλληλότερη πορεία δράσης. Αυτό το βήμα διασφαλίζει την αμεροληψία και διατηρεί την ακεραιότητα της διαδικασίας.

3. Περιοδική Εξέταση Σύγκρουσης Συμφερόντων

Για την πρόληψη μελλοντικών συγκρούσεων και τη διασφάλιση της συνεχούς τήρησης των δεοντολογικών προτύπων, το Διοικητικό Συμβούλιο θα επανεξετάζει και θα ενημερώνει περιοδικά την πολιτική σύγκρουσης συμφερόντων, ιδίως κατά τις ετήσιες οργανωτικές συναντήσεις ή όταν διορίζονται νέα μέλη του διοικητικού συμβουλίου ή προσωπικό.