Iguality постійно контролює всю закупівельну діяльність для забезпечення відповідності, ефективності та прозорості.
Директор та менеджер з питань партнерства здійснюють нагляд за щоденними закупівельними операціями, підтверджуючи, що погодження, документація та якість роботи постачальників відповідають стандартам організації. Вони також стежать за тим, щоб закупівлі відповідали програмним потребам, відповідали бюджетним асигнуванням і відповідали етичним нормам.
Казначей та Рада директорів проводять щорічний огляд усієї закупівельної діяльності, включаючи:
- Перевірка схвалення: Підтвердити, що всі закупівлі були затверджені відповідно до встановлених лімітів та процедур.
- Вивчення документації: Переконайтеся, що рахунки-фактури, квитанції, контракти та обґрунтування є повними, точними та належним чином зберігаються.
- Моніторинг винятків: Вивчайте всі екстрені, малоцінні або прискорені закупівлі, щоб перевірити їх обґрунтованість та відповідність політиці.
- Оцінка ризику: Виявляйте розбіжності, невідповідності або потенційні ризики в закупівельних процесах.
- Коригувальні дії: Переконайтеся, що всі виявлені проблеми вирішені, а також вжиті заходи для запобігання їх повторенню.
Сама політика закупівель переглядається щонайменше раз на рік або частіше, якщо в ній відбуваються суттєві зміни:
- Організаційна структура або операційні потреби,
- Вимоги донорів або контрактні зобов'язання,
- Нормативно-правова база, що впливає на практику закупівель.
Цей процес моніторингу та аналізу гарантує, що закупівлі Iguality залишаються прозорими, підзвітними та узгодженими з найкращими практиками, підтримуючи відповідальне управління ресурсами та місію організації.