Структурований підхід до закупівель забезпечує ефективність, рентабельність і прозорість, одночасно захищаючи від нецільового використання ресурсів. Чітко визначені методи зменшують кількість суб'єктивних рішень і забезпечують керівництво для персоналу та волонтерів.
- Невеликі покупки (<500 євро): Співробітники можуть отримати 1-3 неофіційні пропозиції. Необхідно задокументувати аргументацію вибору в Airtable.
- Середні покупки (500-2 000 євро): Потрібно щонайменше три пропозиції, письмова рекомендація подається директору на затвердження. Для закупівель на суму, що наближається до верхньої межі, рекомендується консультація з Правлінням.
- Великі покупки (>2,000 євро): Вимагає проведення офіційного тендеру або конкурсних торгів. Критерії оцінки повинні бути задокументовані. Потрібне схвалення правління.
- Екстрені покупки: Тільки для нагальних операційних потреб. Повинні бути затверджені директором з повним документальним обґрунтуванням.
Всі методи забезпечують: прозорість, справедливість та співвідношення ціни та якості.