Коли викривається конфлікт інтересів, рада директорів повинна негайно оцінити ситуацію, щоб визначити, чи становить розкритий конфлікт реальний ризик для чесності прийняття рішень, справедливості або результатів організації. Процес управління конфліктами інтересів включає такі кроки:
1. Оцінка конфлікту
- Розкриття інформації: Особа повинна повністю розкрити характер конфлікту, надаючи будь-які відповідні деталі, які можуть допомогти раді оцінити ситуацію. Це розкриття має бути зроблене у письмовій формі для забезпечення прозорості та ясності.
- Початковий огляд: Рада директорів, за рекомендаціями Комітету з питань корпоративного управління або Комітету з питань етики (якщо застосовується), оцінить потенційний вплив конфлікту інтересів на діяльність, управління та прийняття рішень організації.
- Аналіз впливу: За необхідності може бути призначена незалежна третя сторона для проведення об'єктивного аналізу ситуації з метою визначення потенційних ризиків для діяльності, довіри та правового статусу організації.
2. Можливі дії
На основі оцінки можна розглянути такі дії:
- Відмова від прийняття рішення: Особу, яка має конфлікт, можуть попросити ухилитися від обговорень або прийняття рішень, пов'язаних з конфліктом. Це може стосуватися голосування, політичних рішень, розподілу проектів або будь-якого питання, безпосередньо пов'язаного з конфліктом.
- Звільнення з ради директорів або з роботи: У випадках, коли конфлікт вважається серйозним і не може бути належним чином вирішений шляхом відводу або інших заходів, від особи може вимагатися звільнення зі своєї посади, або в Раді директорів, або як працівника, для усунення конфлікту.
- Незалежна експертиза та медіація: В особливо складних випадках рада може вирішити залучити незалежну третю сторону, таку як юрисконсульт або посередник, для оцінки ситуації та поради щодо найбільш доцільного курсу дій. Цей крок забезпечує неупередженість та підтримує чесність процесу.
3. Періодичний огляд конфлікту інтересів
Щоб запобігти майбутнім конфліктам інтересів та забезпечити постійне дотримання етичних стандартів, Рада директорів періодично переглядатиме та оновлюватиме політику щодо конфлікту інтересів, зокрема під час щорічних організаційних зборів або призначення нових членів ради директорів чи співробітників.