Для забезпечення прозорості, підзвітності та ефективного нагляду за всіма видами закупівельної діяльності Iguality чітко визначає ролі та обов'язки всіх залучених сторін. Такий структурований розподіл обов'язків допомагає запобігти конфлікту інтересів, забезпечує дотримання правових та етичних стандартів і сприяє послідовності у прийнятті рішень в організації.
Чітка підзвітність на кожному етапі закупівель - від вибору постачальника до оплати - підтримує як операційну ефективність, так і прихильність організації до етичного та відповідального використання ресурсів.
- Директор і президент: Відповідає за затвердження всіх щоденних операційних закупівель, забезпечуючи їх відповідність програмним потребам та бюджетним асигнуванням. Перевіряє вибір постачальників та методи закупівель на відповідність етичним стандартам.
- Менеджер по роботі з партнерами: Допомагає директору у визначенні, оцінці та підтримці відносин з постачальниками. Керує контрактами та забезпечує своєчасне поновлення або розірвання договорів.
- Казначей та Рада директорів: Проводити щорічні перевірки процесів закупівель, погоджень та документації для забезпечення відповідності цій політиці, вимогам донорів та правовим нормам. Затверджувати великі або виняткові закупівлі за необхідності.
- Служба зовнішньої бухгалтерії: Здійснює щорічний аудит, перевіряючи документацію щодо закупівель, дозволи та фінансову звітність для перевірки відповідності та точності.
- Всі співробітники та волонтери: Повинні дотримуватися цієї політики, підтримувати прозорість та декларувати будь-які потенційні конфлікти інтересів під час участі в закупівельній діяльності.