У цьому розділі визначено, як Iguality керує та відшкодовує платежі, здійснені членами команди під час їхньої роботи в організації.
Сфера застосування
Ця політика застосовується до всіх платежів, здійснених членами команди від імені Iguality, включаючи, але не обмежуючись:
- Витрати, пов'язані з подією: харчування, проїзд, матеріали або інші дрібні витрати, понесені під час заходів, організованих Iguality.
- Витрати, пов'язані з поїздкою: витрати під час робочих поїздок, обмінів або міжнародної мобільності (наприклад, Erasmus+ або партнерські візити).
- Витрати, пов'язані з діяльністю: невеликі покупки для діяльності Iguality, такі як офісні матеріали, спортивні товари або напої.
Покриття поїздки
Під час подорожі на Iguality покриваються наступні витрати, за умови, що вони є обґрунтованими та безпосередньо пов'язані з метою поїздки.
Подорожі:
Витрати на проїзд покриваються повністю, пріоритет екологічно стійких транспортних варіантів (наприклад, поїздом або автобусом). Авіаквитки можуть бути покриті лише за відсутності розумної альтернативи.
Проживання:
Проживання має бути базовий, але зручний, забезпечуючи одномісний номер з принаймні одним односпальним ліжком. Обране житло повинно мати мінімальний середній рейтинг 7,5 на авторитетних платформах бронювання.
- Завжди, коли це можливо, Iguality прагне забронювати житло з кухнею, що дозволяє готувати їжу на місці. У цьому випадку, витрати супермаркету до 20 євро на день покриваються на сніданок, обід та вечерю.
- Якщо кухня недоступна, a добові 35 євро передбачено на харчування. Ця допомога може бути скоригована для місць призначення з вищою вартістю життя.
Страхування:
Під час подорожі за межами ЄС, доречний туристичне та медичне страхування має бути організовано та покриватиметься Iguality. Для подорожі в межах ЄСв "The Європейська картка медичного страхування (EHIC) вважається достатнім.
Подорож на місце:
У пункті призначення, найдешевші розумні варіанти транспорту слід використовувати, наприклад, громадський транспорт або варіанти спільної мобільності (наприклад, спільний прокат велосипедів, метро або місцеві автобуси). Усі методи транспортування, що використовуються для відповідної діяльності, пов'язаної з роботою охоплені.
Способи оплати
Кредитна картка Iguality:
У "The Кредитна картка Iguality можна налаштувати на телефоні одного з членів команди під час поїздки, щоб увімкнути прямі платежі з рахунку Iguality. Це мінімізує потребу в відшкодуванні та спрощує бухгалтерський облік.
Підтвердження оплати та документація:
Для кожен платіж, необхідно подати два документи:
- Підтвердження оплати (наприклад, з платіжного терміналу або банківського застосунку)
- Квиток або рахунок-фактура відображення деталей витрат
Обидва документи необхідно завантажити за допомогою цієї форми тут.
Відшкодування за особисті платежі:
Якщо член команди платить зі своїх особиста картка або готівка, необхідно використовувати ту саму форму завантаження. Форма дозволяє члену команди позначити витрати для відшкодування, які будуть опрацьовані після перевірки документів.