Afin de garantir la transparence, la responsabilité et un contrôle efficace de toutes les activités de passation de marchés, Iguality définit clairement les rôles et les responsabilités de toutes les parties concernées. Cette répartition structurée des responsabilités permet de prévenir les conflits d'intérêts, de garantir le respect des normes juridiques et éthiques et de promouvoir la cohérence du processus décisionnel dans l'ensemble de l'organisation.
Une responsabilité claire à chaque étape de la passation des marchés - de la sélection des fournisseurs au paiement - soutient à la fois l'efficacité opérationnelle et l'engagement de l'organisation en faveur d'une utilisation éthique et responsable des ressources.
- Directeur et président : Il est responsable de l'approbation de tous les achats opérationnels quotidiens, en veillant à ce qu'ils correspondent aux besoins des programmes et aux allocations budgétaires. Examiner la sélection des fournisseurs et les méthodes d'approvisionnement pour s'assurer de leur conformité et de leur respect des normes éthiques.
- Gestionnaire de partenariat : Assister le directeur dans l'identification, l'évaluation et le maintien des relations avec les fournisseurs. Gérer les contrats et veiller à ce qu'ils soient renouvelés ou résiliés en temps voulu.
- Trésorier et Conseil d'administration : Procéder à un examen annuel des procédures d'achat, des approbations et de la documentation afin de garantir la conformité avec la présente politique, les exigences des donateurs et les normes juridiques. Approuver des achats plus importants ou exceptionnels, le cas échéant.
- Service de comptabilité externe : Effectuer des audits annuels, en examinant les documents d'achat, les approbations et les dossiers financiers pour en vérifier la conformité et l'exactitude.
- Tous les membres du personnel et les bénévoles : Ils doivent se conformer à la présente politique, faire preuve de transparence et déclarer tout conflit d'intérêts potentiel lorsqu'ils participent à des activités de passation de marchés.