Cette section définit la manière dont Iguality gère et rembourse les paiements effectués par les membres de l'équipe dans le cadre de leur travail pour l'organisation.
Portée
Cette politique s'applique à tous les paiements effectués par les membres de l'équipe au nom de Iguality, y compris mais sans s'y limiter :
- Coûts liés à l'événement : les repas, les déplacements, le matériel ou d'autres petites dépenses encourues lors d'événements organisés par Iguality.
- Frais liés au voyage : les dépenses lors de voyages de travail, d'échanges ou de mobilité internationale (par exemple, Erasmus+ ou visites de partenariat).
- Coûts liés à l'activité : de petits achats pour les activités de Iguality, tels que du matériel de bureau, des articles de sport ou des rafraîchissements.
Couverture du voyage
Lors d'un voyage pour Iguality, les frais suivants sont couverts, à condition qu'ils soient raisonnables et directement liés à l'objectif du voyage.
Voyage :
Les frais de voyage sont intégralement pris en charge, donner la priorité aux options de transport durable (par exemple, train ou bus). Les vols ne peuvent être couverts que s'il n'existe pas d'alternative raisonnable.
Hébergement :
Le logement doit être basique mais confortable, et de garantir une chambre individuelle avec au moins un lit simple. Le logement sélectionné doit disposer d'une note moyenne minimale de 7,5 sur des plateformes de réservation réputées.
- Dans la mesure du possible, Iguality s'efforce de réserver des logements avec une cuisine, permettant de préparer les repas sur place. Dans ce cas, dépenses des supermarchés de jusqu'à 20 EUR par jour sont couverts pour le petit-déjeuner, le déjeuner et le dîner.
- Si aucune cuisine n'est disponible, un indemnité journalière de 35 EUR est prévue pour les repas. Cette indemnité peut être ajustée pour les destinations où le coût de la vie est plus élevé.
Assurance :
Lors d'un voyage en dehors de l'UE, approprié assurance voyage et santé doit être organisé et sera couvert par Iguality. Pour les voyager dans l'UE, le Carte européenne d'assurance maladie (CEAM) est considéré comme suffisant.
Voyage sur place :
A destination, les options de transport raisonnables les moins chères doit être utilisé, comme par exemple les transports publics ou les options de mobilité partagée (par exemple, le vélo en libre-service, le métro ou les bus locaux). Tous les les méthodes de transport utilisées pour les activités professionnelles pertinentes sont couverts.
Modes de paiement
Iguality Carte de crédit :
Le Carte de crédit Iguality peut être configuré sur le téléphone d'un membre de l'équipe pendant le voyage pour permettre des paiements directs à partir du compte de Iguality. Cela permet de minimiser les remboursements et de simplifier la comptabilité.
Preuve de paiement et documentation :
Pour chaque paiement, Deux documents doivent être présentés :
- Preuve de paiement (par exemple, à partir du terminal de paiement ou de l'application bancaire)
- Billet ou facture afficher le détail des dépenses
Les deux documents doivent être téléchargés à l'aide de ce formulaire ici.
Remboursement des paiements personnels :
Si un membre de l'équipe paie à partir de son carte personnelle ou espèces, le même formulaire de téléchargement doit être utilisé. Le formulaire permet au membre de l'équipe de marquer la dépense pour remboursement, qui sera traité après vérification des documents.