Iguality tient des registres détaillés et précis de toutes les activités de contrôle et de respect des sanctions afin de garantir la responsabilité, la transparence et le respect de la loi. Une documentation complète fournit une piste vérifiable pour le contrôle interne, les donateurs et les régulateurs, et soutient la gestion continue des risques.
Toutes les activités de contrôle sont enregistrées dans le système sécurisé de Iguality :
- Sources consultées : Listes, registres publics et autres informations utilisées pour vérifier des personnes ou des entités.
- Résultats du dépistage : Résultats des vérifications, y compris l'autorisation, les correspondances potentielles ou les problèmes signalés.
- Enquête et décisions : Documentation des mesures prises pour évaluer les correspondances potentielles, des vérifications préalables effectuées et des décisions finales concernant l'engagement.
- Actions correctives et suivi : Toutes les mesures mises en œuvre pour atténuer les risques ou répondre aux préoccupations sont enregistrées et contrôlées.
À des fins de conformité annuelle, le directeur et le responsable de la collecte de fonds compilent tous les dossiers et font rapport au conseil d'administration, qui examine la documentation pour s'assurer qu'elle est complète, exacte et conforme à la politique. Les dossiers sont conservés en toute sécurité pendant une période conforme aux exigences des donateurs et aux réglementations légales, ce qui garantit la responsabilité et favorise l'amélioration continue des pratiques en matière de respect des sanctions.