Iguality tient des registres complets et précis pour toutes les activités d'approvisionnement afin de garantir la transparence, la responsabilité et la conformité avec les exigences légales et celles des donateurs. Une documentation appropriée facilite les audits, permet la supervision et fournit un enregistrement clair de toutes les décisions en matière d'approvisionnement.
Toutes les factures, les reçus et les approbations d'achat sont enregistrés dans Airtable et liés à la transaction d'achat correspondante. Les contrats de fournisseurs et les accords de service sont stockés en toute sécurité dans Google Drive, dont l'accès est limité au personnel autorisé. Les transactions bancaires sont traitées par BBVA et rapprochées automatiquement via Fintable pour garantir l'exactitude et la traçabilité.
Pour les achats moyens, importants ou exceptionnels, une justification écrite doit être jointe au dossier d'achat. Cette justification comprend
- Sélection des fournisseurs : La justification du choix du fournisseur.
- Comparaison des offres : Comment les options de prix, de qualité et de service ont été évaluées.
- Évaluation de la valeur : Le rapport qualité-prix de l'achat pour Iguality.
Tous les documents relatifs à la passation de marchés sont conservés pendant au moins sept ans, ou plus longtemps si les donateurs ou les réglementations légales l'exigent, ce qui garantit la responsabilité et la conformité au fil du temps.