Iguality met en œuvre un processus structuré et cohérent pour contrôler toutes les personnes et entités avant l'engagement et pour surveiller les relations en cours. Ce processus garantit le respect des exigences légales, des attentes des donateurs et des normes éthiques.
Examen initial
Avant tout engagement, tous les partenaires, fournisseurs, sous-traitants, donateurs, bailleurs de fonds, bénévoles et membres du personnel potentiels sont sélectionnés à l'aide des sources décrites à la section 5.
Le processus comprend
- Sanctions et contrôle réglementaire : Vérifier si la personne ou l'entité figure sur les listes de sanctions internationales et espagnoles.
- Examen de l'éthique et de la réputation : Examiner les informations accessibles au public, y compris les rapports des médias, les sites web officiels et les déclarations financières, afin d'identifier d'éventuels problèmes d'éthique ou de réputation.
- Documentation: Enregistrer tous les résultats dans le système sécurisé de Iguality, y compris les notes, les évaluations et les références consultées.
Contrôle continu
Iguality assure une surveillance continue de toutes les relations actives afin de s'assurer que les entités précédemment examinées restent conformes.
Il s'agit notamment de
- Vérification périodique par rapport aux listes de sanctions mises à jour et aux informations publiques.
- Examen annuel de tous les engagements actifs par le conseil d'administration, le directeur de la collecte de fonds et le directeur faisant rapport sur tout changement de statut.
- Identification de tout nouveau risque pouvant survenir en raison de changements organisationnels, de mises à jour réglementaires ou de rapports publics.
Missions à haut risque
Si une mission est classée comme présentant un risque élevé - par exemple, en raison d'une correspondance potentielle avec des sanctions, de montants de financement importants ou d'une exposition élevée à la réputation - les mesures suivantes sont prises :
- Escalade : Informer immédiatement le directeur et le président pour examen.
- Renforcement de la diligence raisonnable : Mener des enquêtes complémentaires, y compris des enquêtes directes et des vérifications auprès de sources fiables.
- Examen du conseil d'administration : Pour les cas de grande valeur ou sensibles, le conseil d'administration évalue les conclusions et approuve ou rejette l'engagement.
Cette approche structurée permet à Iguality d'atténuer en permanence les risques juridiques, financiers et de réputation, de maintenir la transparence et d'agir conformément à sa mission et à ses principes éthiques.