Iguality contrôle en permanence toutes les activités de passation de marchés afin de garantir la conformité, l'efficacité et la transparence.
Le directeur et le responsable des partenariats supervisent les opérations d'achat quotidiennes, confirmant que les approbations, la documentation et les performances des fournisseurs sont conformes aux normes de l'organisation. Ils veillent également à ce que les achats répondent aux besoins des programmes, respectent les allocations budgétaires et les pratiques éthiques.
Le trésorier et le conseil d'administration procèdent à un examen annuel de toutes les activités de passation de marchés, y compris :
- Vérification de l'approbation : Confirmer que tous les achats ont été approuvés conformément aux limites et aux procédures établies.
- Examen de la documentation : Veiller à ce que les factures, les reçus, les contrats et les justifications soient complets, exacts et correctement conservés.
- Contrôle des exceptions : Examiner tout achat d'urgence, de faible valeur ou accéléré pour en vérifier la justification et le respect de la politique.
- Évaluation des risques : Identifier les divergences, les cas de non-conformité ou les risques potentiels dans les processus de passation de marchés.
- Actions correctives : Veiller à ce que les problèmes identifiés soient traités et que des mesures soient mises en œuvre pour éviter qu'ils ne se reproduisent.
La politique de passation des marchés est réexaminée au moins une fois par an, ou plus tôt en cas de changements importants :
- Structure organisationnelle ou besoins opérationnels,
- les exigences des donateurs ou les obligations contractuelles,
- Cadres juridiques ou réglementaires affectant les pratiques de passation de marchés.
Ce processus de contrôle et d'examen garantit que les achats de Iguality restent transparents, responsables et conformes aux meilleures pratiques, soutenant ainsi la gestion responsable des ressources et la mission de l'organisation.