Une approche structurée de la passation de marchés garantit l'efficacité, la rentabilité et la transparence, tout en évitant l'utilisation abusive des ressources. Des méthodes clairement définies réduisent les prises de décision subjectives et guident le personnel et les bénévoles.
- Petits achats (< 500 €) : Le personnel peut obtenir 1 à 3 devis informels. Le raisonnement de sélection doit être documenté dans Airtable.
- Achats moyens (500 à 2 000 euros) : Au moins trois offres doivent être présentées et une recommandation écrite doit être soumise à l'approbation du directeur. La consultation du conseil d'administration est recommandée pour les achats approchant la limite supérieure.
- Achats importants (> 2 000 €) : Nécessité d'un appel d'offres formel ou d'une mise en concurrence. Les critères d'évaluation doivent être documentés. L'approbation du conseil d'administration est requise.
- Achats d'urgence : Uniquement pour des besoins opérationnels urgents. Elles doivent être approuvées par le directeur et faire l'objet d'une justification complète.
Toutes les méthodes garantissent la transparence, l'équité et l'optimisation des ressources.