Lorsqu'un conflit d'intérêts est révélé, le conseil d'administration doit évaluer rapidement la situation afin de déterminer si ce conflit représente un risque réel pour l'intégrité du processus décisionnel, l'équité ou les résultats de l'organisation. La procédure de gestion des conflits d'intérêts comprend les étapes suivantes :
1. Évaluation du conflit
- Divulgation: La personne concernée doit divulguer pleinement la nature du conflit, en fournissant tous les détails pertinents susceptibles d'aider le conseil d'administration à évaluer la situation. Cette divulgation doit être faite par écrit afin de garantir la transparence et la clarté.
- Examen initial : Le conseil d’administration, avec l’avis du comité de gouvernance ou d’éthique (le cas échéant), évaluera l’impact potentiel du conflit sur les activités, la gouvernance et la prise de décision de l’organisation.
- Analyse d'impact : Si nécessaire, un tiers indépendant peut être désigné pour fournir une analyse objective de la situation afin de déterminer les risques potentiels pour les opérations, la crédibilité et la situation juridique de l'organisation.
2. Actions possibles
Suite à cette évaluation, les actions suivantes peuvent être envisagées :
- Récusation du processus décisionnel : La personne concernée par le conflit peut être invitée à se retirer des discussions ou des prises de décision relatives à ce conflit. Cela peut s'appliquer aux votes, aux décisions politiques, à l'attribution des projets ou à toute question directement liée au conflit.
- Démission du conseil d'administration ou d'un emploi : Dans les cas où le conflit est jugé grave et ne peut être résolu de manière adéquate par la récusation ou d'autres mesures, la personne concernée peut être tenue de démissionner de son poste, que ce soit au sein du conseil d'administration ou en tant qu'employée, afin d'éliminer le conflit.
- Examen et médiation indépendants : Dans les cas particulièrement complexes, le conseil d'administration peut décider de faire appel à un tiers indépendant, tel qu'un conseiller juridique ou un médiateur, afin d'évaluer la situation et de recommander la solution la plus appropriée. Cette mesure garantit l'impartialité et préserve l'intégrité du processus.
3. Examen périodique des conflits d'intérêts
Afin de prévenir les conflits futurs et d'assurer le respect continu des normes éthiques, le Conseil d'administration révisera et mettra à jour périodiquement la politique en matière de conflits d'intérêts, notamment lors des réunions annuelles de l'organisation ou lors de la nomination de nouveaux membres du Conseil ou de nouveaux employés.